Tiedätkö mitä projekteja sermin takana työskentelevän työkaverisi pöydällä on tällä hetkellä? Entä teikäläisten, jotka työskentelevät eri kaupungissa tai eri maassa?
Vaikka työskentelemme saman perustehtävän äärellä samassa organisaatiossa, emme välttämättä tiedä, minkälaista osaamista, minkälaisia projekteja, onnistumisia ja epäonnistumisia, hiljaista tietoa työyhteisöstämme löytyy.
Ei ihme, että organisaation sisäiset sosiaaliset mediat kasvattavat suosiotaan, sillä ne mahdollistavat jotain sellaista, mihin muut työyhteisöviestinnän työkalut sähköposteineen ja intranetteineen eivät kykene: vuorovaikutteisen foorumin, jossa viestintä (ja siellä viestivät henkilöt) tulevat näkyväksi kaikille.
Sisäiset sosiaaliset mediat, kuten Teams, Slack, LumApps, Workplace by Facebook ja Yammer, ovat alustoja, joissa työyhteisön jäsenet voivat viestiä tiettyjen työtovereiden kanssa tai kaikille organisaatiossa, ihmisten viestintäverkostot ovat nähtävissä (kuka tuntee kenet) ja ihmiset voivat julkaista, katsella, muokata ja lajitella jaettuja tiedostoja ajasta ja paikasta riippumatta.
Mitä mullistavaa siinä nyt sitten on? Ja eikö sisäisen somen alituinen kyttääminen ole vain ajanhukkaa?
“Parhaimmillaan sisäinen some voi tehostaa yhteistyötä, verkostoitumista, sosiaalista oppimista ja tiedon etsintää työyhteisössä”
Sisäisellä somella samalle kartalle
Leonardi, Huysman ja Steinfeld (2013) ovat kuvanneet sisäisen sosiaalisen median uusia ulottuvuuksia työyhteisöviestinnässä kolmen metaforan kautta: vuotavana putkena, kaikukammiona ja sosiaalisena jäänmurtajana. Toisin kuin sähköpostiviestit, jotka näkyvät vain viestikenttiin valituille henkilöille, sisäisen somen viestit näkyvät niillekin, joille ne eivät ole suoranaisesti kohdistettu.
Tämä vuotavan putken ominaisuus auttaa työyhteisön jäseniä paitsi pysymään kärryillä siitä, mitä toiset ovat tekemässä, myös avaamaan silmiään sen suhteen, kenellä organisaatiossa voisi olla oman työn kannalta hyödyllistä tietoa tai kontakteja.
Sisäiset somet ovat myös eräänlaisia kaikukammioita, joista voi löytää samanhenkisiä ihmisiä. Oli sitten kyse harrastuksista, työhön liittyvästä erityisosaamisesta tai kehittämisen kohteista, sisäisen somen ryhmissä voi sparrata kollegaa, lähentyä ja vahvistaa yhteenkuuluvuuden tunnetta.
Jos sisäisestä somesta käy ilmi, keitä kollega tuntee, minkälaisia projekteja hän on tällä hetkellä tekemässä ja minkälaisista meemeistä hän tykkää, madaltuu kynnys yhteyden ottamiseen.
Tehokasta tiedon jakamista ja yhteistyötä, mutta vain jos…
Parhaimmillaan sisäinen some voi tehostaa yhteistyötä, verkostoitumista, sosiaalista oppimista ja tiedon etsintää työyhteisössä, mutta pelkkä teknologian käyttöönottaminen ei välttämättä riitä, vaan se voi vaatia hyvin valmistellun jalkauttamisen. Jalkauttamisella perustellaan sisäisen somen käyttöönotto työyhteisössä, sen hyödyt, haitat ja velvoitteet yksilön kannalta.
On myös pohdittava, miten käy niille, joilla ei ole pääsyä sisäiseen someen tai osaamista sen käyttämiseen. Tai niille, joille organisaation kieli ei ole oma äidinkieli, jonka vuoksi sisällön tuottamiseen sisäisessä somessa kuluu natiivipuhujia enemmän työaikaa.
Sisäisen somen hyötyjen käärimiseksi tarvitaan myös organisaatiokulttuuri, jossa tuetaan tiedon jakamista ja avoimuutta. Annetaan esimerkiksi kiitosta osallistumisesta ja tiedon jakamisesta, tietoa annetaan vastavuoroisesti ja jokaisen mielipidettä ja tapaa ilmaista itseään kunnioitetaan, oli se sitten virheetöntä tai ei.
Kaipaako yrityksesi apua sisäisen somen kiemuroissa? Ota yhteyttä ja etsitään juuri teille sopivat ratkaisut!
