Viestinnän suunnittelu Tuluksen tapaan: strategiasta toteutukseen
Menestyvän yrityksen toiminta on aina tavoitteellista ja suunnitelmallista, ja sitä pitää siis olla viestinnänkin. Sitkeää ja johdonmukaista suunnittelutyötä tarvitaan, jotta viestintä toimii bisneksen tukena eikä kiireinen viestintäarki lipsahda ad hoc -tehtävien hoitamiseksi.
Viestinnän suunnittelu ei ole lajeina helpoimpia, minkä vuoksi selkeä prosessi on paikallaan. Tuluksen kanssa viestinnän suunnittelu hoidetaan kerroksittain kolmen vaiheen kautta. Voimme toteuttaa yhdessä koko paketin tai hypätä mukaan sopivassa kohdassa matkaa.
Viestintästrategia
Viestintästrategia on strategisen viestinnän tärkein työkalu. Siinä puretaan organisaation strategiset tavoitteet viestinnän tavoitteiksi sekä kuvataan, miten viestintä tukee yrityksen liiketoiminnan onnistumista.
Viestintästrategian valmistelu on viestintätiimin heiniä. Yleensä se viedään tämän jälkeen johtoryhmän käsiteltäväksi ja hyväksyttäväksi. Viestintästrategia ja sen merkitys esimerkiksi viestinnällisten valintojen tekemisessä kannattaa esitellä jossain laajuudessa myös koko organisaatiolle.
Viestintästrategian työstäminen:
- Taustakyselyt ja avainhenkilöiden taustahaastattelut.
- Tuluksen valmistelema työpaja, jossa työstetään yhdessä keskustellen ja tehtävien kautta viestintästrategian palasia. Niitä ovat mm. viestinnän tavoitteet, toimintaympäristö, kohde- ja sidosryhmät, tärkeimmät ydinviestit, viestintävastuut ja onnistumisen mittarit.
- Tiivis, visualisoitu strategiadokumentti, jonka koostamme asiakkaan toivomaan muotoon.
Joissain yrityksissä on periaatteena yksi strategia, mikä voi olla hyvinkin perusteltu ratkaisu. Tällöin ei tehdä erillistä viestintästrategiaa, vaan työstetään liiketoimintastrategian pohjalta esimerkiksi viestinnän linjaukset, joiden johdattamana edetään kohti suunnittelua ja toteutusta.
Viestinnän vuosikello
Viestinnän vuosikello on ensimmäinen askel kohti konkretiaa ja viestinnän toteutusta. Siinä puretaan viestintästrategia pienempiin, konkreettisiin palasiin ja vaiheistetaan viestittävät teemat vuoden varrelle. Vuosikelloon valitaan strategisesti tärkeimmät viestinnälliset teemat. Lisäksi sinne on hyvä kirjata isot kehittämishankkeet sekä muut isommat kokonaisuudet, joihin odotetaan viestinnältä panostusta.
Mitä isompi organisaatio on kyseessä, sitä tärkeämpää on jättää käytännön yksittäiset toimenpiteet pois vuosisuunnitelmasta. Vuosikello toimii parhaiten dokumenttina, jossa tulevaa vuotta ja tehtyjä viestinnällisiä valintoja voi tarkastella yhdellä silmäyksellä ja priorisoida.
Tarkemman viestintäsuunnitelman yksityiskohtineen voi vuosikellon valmistuttua tämän jälkeen tehdä periaatteessa vaikka kaikista isommista kokonaisuuksista, jotka vaativat useampia viestinnän toimenpiteitä.
Viestinnän vuosikellon työstäminen kanssamme voi koostua esimerkiksi näistä työvaiheista:
- Tuluksen valmistelema työpalaveri tai työpaja, jossa kasataan yhdessä vuosikelloa sekä ideoidaan ja priorisoidaan toimenpiteitä.
- Viestintäaiheiden kerääminen eri puolilta organisaatiota avainhenkilöitä haastattelemalla.
- Vuosikello, jonka koostamme asiakkaan toivomaan muotoon. Tämä voi olla esimerkiksi excell tai one-pageriksi tiivistetty, astetta visuaalisempi toteutus. Linkitämme viestintästrategian ja vuosikellon yhteen esimerkiksi värikoodeilla tai ikoneilla, jotka toistuvat molemmissa dokumenteissa ja helpottavat kokonaisuuden silmäiltävyyttä.
- Valmis viestintäsuunnitelmapohja, joka on kätevä työkalu eri kokonaisuuksien tarkempaan suunnitteluun. Suunnitelmiin kootaan käytännön askelmerkit: kenelle, mitä, milloin, missä kanavassa ja kenen toimesta. Mitä maksaa ja mistä tiedämme, että onnistuimme?
Operatiivinen taso: viestintäkalenteri käyttöön
Suunnitelmilla on vähäinen painoarvo ilman käytännön toteutusta. Viestinnän onnistuminen mitataan arjessa, johon hyväksi todettu tuki on esimerkiksi Planneriin, Exceliin tai Trelloon perustettu viestintäkalenteri. Sinne voi luoda omat tehtäväkorttinsa tai rivinsä sovituille ja suunnitelluille toimenpiteille.
Kalenterissa koordinoidaan ja aikataulutetaan sovittuja ja suunniteltuja töitä. Kalenterin ansiosta kaikki tekijät pysyvät kärryillä siitä, mistä viestitään milloinkin.
Visuaalisuus auttaa kalenterin linkittämisessä ylemmän tason suunnitelmiin: myös sinne kannattaa tuoda viestintästrategian ja vuosikellon värikoodit tai ikonit.
Lisää vinkkejä vuosikellon suunnitteluun Tuluksen blogissa!
JOHANNA LASSY-MÄNTYVAARA
Johtava viestintäasiantuntija
johanna.lassy@tulus.fi
+358 40 584 9569
PETRA NIEMI
Projektipäällikkö, viestintäasiantuntija
petra.niemi@tulus.fi
+358 44 751 3101
