Kahvikuppi uhkaa kaatua läppärin päälle, Photoshop natisee liitoksissaan. Silmänurkastani näen työkavereiden vaihtavan kuulumisia messustandin äärellä kahvimukit käsissään, siisteissä suorissa housuissaan. Joku onneton yrittää kysyä minunkin viikonloppusuunnitelmiani, mutta huitaisen häirikön kädellä pois.
Nyt on sentään messut ja Minä olen Livesomettaja!
Tämän tästä löydän itseni messuosastojen pahvisten seinien sisältä raportoimasta päivän tapahtumista aikataululla asap ja tietysti runsaan kuvamateriaalin kera.
Tapahtumissa ja messuilla livebloggaaminen ja sometus on tiivistahtista työtä, jonka lomassa huomaa nopeasti, onko tehnyt ennakkovalmistelut huolellisesti vai sillä huonommalla kädellä.
Tässä havaintoja matkan varrelta!
Valmistautuminen
Kaikkien tapahtumien livesometus ja -bloggaaminen alkaa taustatyöllä. Mikä on tapahtuman virallinen nimi? Mikä on tapahtuman teema tänä vuonna? Mitä risuaitoja tapahtumassa käytetään? Kuka edustaa asiakasyritystä tapahtumassa? Mitä hän haluaa viestiä? Mitä ajankohtaista yritys haluaa kertoa itsestään? Mitkä ovat tärkeimmät sometuspainopisteet ja kriittisimmät kuvauskohteet? Mitkä ovat ajankohtaisia keskustelunaiheita alalla?
Keskustelu käydään yhdessä asiakkaan kanssa. Tämän jälkeen laaditaan tapahtuman yleispiirteinen somesuunnitelma, jonka asiakas hyväksyy. Sitten kirjoitetaankin jo päivityksiä näppis sauhuten valmiiksi word-tiedostoon tai exceliin ennakkohyväksyntää odottamaan.
Päivityksiä tehdään Facebookiin ja LinkedIniin tyypillisesti 1-3 per tapahtumapäivä ja Twitteriin ja Instagramiin 5-10, usein suomeksi ja englanniksi. Tilaa jätetään myös spontaaneille havainnoille tapahtumapäivästä. Etukäteen määritellään tilaajan yhteyshenkilö, joka tarkistaa sisällöt ennen julkaisua.
Linkkiä linkin perään
Hyperlinkki: jokaisen verkkoon sisältöä tuottavan paras ystävä, ja arkkivihollinen. Kun tapahtumassa tehdään livepäivityksiä, on niihin hyvä sisällyttää linkki aiheeseen liittyvään sisältöön yrityksen blogissa tai verkkosivuilla.
Jokaiseen tekstinpätkään askarrellaan olennaiset UTM-linkit ja risuaidat mukaan, jotta kännykällään tapahtuman uutisvirtaa seuraavan ei tarvitse kuin tökkiä ruutua ja nauttia hänelle avautuvista sisältöpoluista. Polun tarkkaa suuntaa emme pysty hallitsemaan, mutta voimme huolehtia siitä, että lukijalle aukeaa aina uusia kiinnostavia vaihtoehtoja.
Yhteistyökumppaneiden @-alkuiset käyttäjätunnukset Twitterissä ja Instagramissa selvitetään hyvissä ajoin, jotta niiden käyttö on sujuvaa. Samoin yhteistyökumppaneiden hankkeissaan käyttämät risuaidat. Hyperlinkkien, tunnusten ja risuaitojen selvittelyyn kuluu yllättävän paljon aikaa ja näpertelytaitoja! Ne ovat kuitenkin olennainen osa lukijan palvelemista.
Räps räps!
Joskus tapahtumassa on valokuvaaja erikseen ja kuvia siirretään kamerasta somettajan läppäriin sitä mukaa kun niitä otetaan. Usein somettaja on kuitenkin itse myös valokuvaaja. Valokuvauspätkän jälkeen kuvat siirretään koneelle, lajitellaan hyviin ja huonoihin ja tehdään hyville kuville tarvittavat kuvankäsittelytoimet. Yleensä valotusta saa hieman lisätä ja rajata ylimääräisiä neniä pois kuvien reunoilta. Eri kanavissa käytetään erilaisia kuvakokoja, joten usein kuvat saa tallentaa kahdessa koossa koneelle. Kuvia voi ottaa myös tulevaan käyttöön, jos suunnittelee etukäteen minkälaisille kuville voi olla tarvetta.
Kaikista tapahtumista halutaan aina kuvia iloisista ihmisistä luontevissa tilanteissa. Tämä vaatii hengailua. Messuosastolla tulee hengailla tuntitolkulla, jos aikoo saada esimerkiksi viidestä eri messuosastovierasporukasta luontevat kuvat. Ei nimittäin riitä, että ottaa yhdestä tädistä, olkoonkin luonteva kuin mikä, 20 hyvää kuvaa.
Enterin painaminen
Kuvia on, sisältöjä on, tapahtuma on käynnissä… Ai niin, nyt pitää julkaista! Livesomettaja askartelee seuraavaksi ennakkoon tehdyn päivityksen, englanniksi ja suomeksi, käsitellyin kuvin varustettuna eri kanaviin. Yleensä käytössä on Facebook, LinkedIn, Twitter ja Instagram. Typoja saa olla nolla! Sitten painetaan enteriä ja juostaan kameran kanssa kuvaamaan materiaalia seuraavaan päivitykseen. Ihanaa, kuusi tykkäystä!
Välillä sähköpostiin kilahtaa viesti: Nyt on nimi väärin kuvatekstissä, ja pilkkuvirhe! Tarkkasilmäiset työkaverit tukevat toimistolla päivityksiä oikolukien tai kuvia julkaisukuntoon käsitellen.
Some- ja blogipäivitykset voi tehdä myös vain toisella kielellä ja ne käännetään ja julkaistaan samaa tahtia konttorilta käsin. Facebookin ja Instagramin tekstejä voi muokata, mutta virhe Twitterissä vaatii päivityksen poiston ja uudelleen postaamisen.
Päivän kulku
Livesomettajan päivä etenee kiireinen minuutti kerrallaan ja on tyypillisesti hieman…hengästyttävä. Työergonomia on vähintäänkin kyseenalainen. Töitä tekee mutkalla lattialla, vinossa messuseinän sisällä ja kyyryssä rappusissa. Kannattaa siis pukeutua urheilullisesti!
Vessassa on ehtinyt käydä, jos on huomannut juosta sinne kahden seminaariesityksen välissä. Jos erehtyy menemään kahville tai lounaalle, niin yrityksen johtaja vierailee messuosastolla varmasti juuri sillä hetkellä! Taukoja kannattaa siis vältellä! Parasta olisi tietenkin sopia kuvaussessioille jonkinlaiset aikaraamit. Yhtäkkiä kello on kuitenkin kolme tai viisi tai seitsemän ja päivä alkaa olla pulkassa. Tylsää ei ole missään vaiheessa.
Jälkityöt
Jos kyseessä on yhden päivän tapahtuma, voi päivän päätteeksi huokaista. Jos tapahtuma jatkuu seuraavana päivänä, saa silti huokaista! Mahtavaa!
Sitten on aika käsitellä loputkin kuvat ja viedä ne talteen kuvapankkiin tulevaa käyttöä varten. Jos esimerkiksi messut jatkuvat, pitää seuraavan päivän suunnitelmaa päivittää, hioa ja valmistella. Sisältöjen toimivuutta arvioidaan, jotta seuraavalla kerralla voidaan panostaa jo toimivaksi havaittuun tekstiin ja kuvaan.
Sitten kannattaa juoda vettä ja syödä jotakin, sillä sitä ei ole muistanut tehdä päivän aikana.
Tapahtuma tiedossa? Varaa paikalle sopiva määrä näppäriä tuluksia hoitamaan tapahtumaviestintää kanssasi!
