Muutokset työyhteisöissä herättävät meissä monenlaisia tunteita: epävarmuutta, turvattomuutta, surua, vihaa ja menetyksen tunteita, mutta toki myös innostusta, kiinnostusta ja yhteenkuuluvuutta. Tunteita emme voi työpaikalta poistaa, mutta työyhteisöviestinnällä voimme suunnata huomiomme niitä tunteita kohtaan, jotka auttavat meitä eteenpäin muutoksessa eli toimivat muutoksen ajurina, eivätkä jarruta sitä.
Muutostilanteessa, oli sitten kyse uuden strategian lanseeraamisesta tai uusien työkalujen tai järjestelemien käyttöönottamisesta, onkin olennaista pohtia mihin työyhteisön huomion haluaa kohdistaa ja minkälaista tarinaa muutoksesta haluaa kertoa.
Keinoja hyvän muutosviestinnän toteuttamiseen on monia. John Kotterin tunnettu muutosjohtamisen malli toimii edelleen monissa muutostilanteissa oivallisena kivijalkana. Usein hyvässä muutosviestinnässä on kyse valmistautumisesta ja suunnittelusta, toteutuksesta sekä onnistumisen mahdollistamisesta ja muutoksen vakiinnuttamisesta.
Valmistaudu ja suunnittele, yhdessä muutosagenttien kanssa
Muutosviestinnän tehtävänä on auttaa henkilöstöä ymmärtämään, miksi muutos on tärkeä ja välttämätön. Muutoksen tarpeellisuutta voi avata esimerkiksi yrityksen taloudellisilla luvuilla, toimintaympäristöön vaikuttavilla trendeillä ja tulevaisuuden tavoitetilan kautta.
Kuten haluttua organisaatiokulttuuria, myös muutosta johdetaan esimerkillä. Muutosagenteilla on siksi tärkeä rooli muutoksen vauhdittajina. Muutosagentteihin voi kuulua johdon, bisnesalueiden esihenkilöiden, päälliköiden ja tiiminvetäjien lisäksi myös muita asiantuntijoita ja työntekijöitä, joilla on erityistä motivaatiota edistää muutosta. Näitä voivat olla esimerkiksi henkilöt, jotka näkevät muutoksessa mahdollisuuksia edetä urallaan, kehittää osaamistaan tai tuoda esiin osaamistaan uudesta roolista käsin työyhteisössään.
Esimerkiksi uusi strategia voi avata tilaisuuden vahvistaa omia esiintymis- ja koulutustaitoja niin talon sisällä kuin yrityksen muiden sidosryhmien parissa. Yrityksissä voi olla piilossa osaamista tai potentiaalia, jolle ei ole tullut tilaisuutta nousta esiin. Muutoskohta yrityksessä avaa mahdollisuuden myös muutokselle yksilöissä. Siitähän kaikki oikeastaan lähtee: muutoksesta yksilöiden asenteissa ja käyttäytymisessä.
Viesti muutoksesta selkeästi – sekä mahdollisuuksista että haasteista
Muutostilanne saattaa aiheuttaa paljon epävarmuutta ja pistää huhuja liikenteeseen. Onkin hyvä pohtia, miten yrityksen muutosvisiota voisi avata vielä selkeämmin. Mitä muutosmatka tarkoittaa konkreettisesti ja mitä tekoja eri liiketoiminta-alueilla on tehtävä halutun muutoksen eteen?
Muutoksen tiellä voi olla rakenteita, prosesseja tai resursseihin liittyviä tekijöitä, joiden olemassaolosta ja suunnitteluista korjausliikkeistä on tärkeä viestiä avoimesti. Muutokselle ei ole välttämättä varattu riittävästi aikaa – sen johtamiselle, suunnittelemiselle ja käyttöönottamiselle – tai tarvittavat työkalut ja järjestelmät, ohjeistukset tai tuki muutokselle on vajavaista.
Vai onko esteenä motivaation puute? On hyvä avata keskustelua siitä, mitkä faktat puoltavat yhteisen tavoitteen saavuttamista, ja mitä arvokasta ja merkityksellistä jokainen voi löytää muutoksesta.
Viestinnällä voidaan myös tuoda esiin palkkioita, joita muutokseen liittyvät ponnistukset tuottavat yksilölle: esimerkiksi positiivista palautetta, uuden oppimista ja uusia kiinnostavia projekteja, uusia yhteistyökumppaneita tai uutta positiivista näkyvyyttä.
Muutostilanne saattaa aiheuttaa paljon epävarmuutta ja pistää huhuja liikenteeseen. Onkin hyvä pohtia, miten yrityksen muutosvisiota voisi avata vielä selkeämmin. Mitä muutosmatka tarkoittaa konkreettisesti ja mitä tekoja eri liiketoiminta-alueilla on tehtävä halutun muutoksen eteen?
Nosta esiin onnistumisia ja rakenna yhteistä menestystarinaa
Välitavoitteet ovat tärkeitä, sillä ne antavat tunteen siitä, että omalla työllä on merkitystä ja motivoivat jatkamaan. Nostakaa siis esiin onnistumisia, antakaa positiivista palautetta, mitatkaa menestymistä välitavoitteiden avulla ja palkitkaa niiden saavuttamisesta. Pohtikaa yhdessä, mitä matkalla on opittu, mitkä keinot ovat osoittautuneet hyödyllisiksi ja mitkä eivät.
Yhteistä menestystarinaa on tärkeää rakentaa yhdessä! Matkalla on hyvä pohtia, miten puhumme meistä, minkälaista tarinaa rakennamme.
Heräsikö ajatuksia, joista haluaisit sparrailla kanssamme? Autamme pienissä ja isoissa muutosviestintätarpeissa aina muutokseen valmistautumisesta sen vakiinnuttamiseen asti.
