Menestyvän yrityksen toiminta on aina tavoitteellista ja suunnitelmallista, ja sitä pitää siis olla viestinnänkin.
Sopivien viestinnän suunnittelun tapojen löytämiseksi kannattaa nähdä vaivaa, sillä suunnittelu ei ole kertaprojekti vaan tärkeä toistuva toimenpide, jolla varmistetaan halutut tulokset.
Viestinnän suunnittelun kulmakivi on vuosikello, jonka laatiminen kannattaa ottaa toistuvaksi tavaksi marras-joulukuussa. Listasimme omat hyväksi havaitut käytäntömme viestinnän vuosikellon laatimiseen ja hyödyntämiseen.
1. Pidä mielessä vuosisuunnitelman rooli: konkreettinen, mutta ei yksityiskohtainen
Viestinnän vuosisuunnitelma on tärkeä palanen tavoitteellisen viestinnän tekemisessä. Sillä on oma kolonsa viestintästrategian ja arjen viestintäpyörityksen välissä. Tämän kun pitää mielessä, vuosisuunnittelun tekeminen helpottuu.
Viestintää ohjaa ideaalitapauksessa viestintästrategia, jossa puretaan organisaation tavoitteet viestinnällisiksi tavoitteiksi: mitä tavoitellaan ja miten toimitaan. Vuosikello puolestaan ottaa askeleen kohti konkretiaa ja viestinnän toteutusta. Siinä puretaan strategia pienempiin, konkreettisiin palasiin, vaiheistetaan viestittävät teemat ja suunnitellaan teemoista viestintää vuoden varrelle. Lisäksi sinne on hyvä kirjata isot kehittämishankkeet, yhteistyöprojektit, tapahtumat sekä muut isommat kokonaisuudet, joihin odotetaan viestinnältä panostusta.
Asiat saa ja myös pitää määritellä vuosikellossa korkealla tasolla. Mitä isompi organisaatio on kyseessä, sitä tärkeämpää on jättää yksityiskohdat pois, jotta kokonaisuus hahmottuu paremmin.
Vuosikellon tärkein tehtävä on näyttää, miltä viestinnän vuosi näyttää strategian näkökulmasta. Sen avulla viestinnän kokonaisuutta voi tarkastella yhdellä silmäyksellä ja käydä keskusteluja eri teemojen priorisoinnista.
Vuosikelloa voi luonnollisestikin päivittää vuoden aikana, ja usein tämä on jopa välttämätöntä. Bisnekselle ja viestinnälle asetetut tavoitteet voivat näinä aikoina muuttua nopeasti.
2. Visuaalisuus avuksi suunnitelmien hyödyntämiseen
Suunnittelua ei kannata tehdä suunnittelun iloksi, vaan työn tekemisen helpottamiseksi. Vuosikellosta ei siksi välttämättä ole syytä pyrkiä tekemään vuoden hienointa visuaalista tuotosta. Visuaalisuutta kannattaa kuitenkin hyödyntää esimerkiksi kokonaisuuden hahmottamisessa sekä suunnittelun eri tasojen yhdistämisessä.
Strategisille teemoille voi tehdä vuosisuunnitelmaan omat ikonit tai värit, joiden avulla näkee helposti silmäillen missä vaiheessa vuotta mikäkin teemaa nousee esille. Samat visuaaliset elementit voi viedä myös käytännön työtä ohjaavaan viestintäkalenteriin.
3. Kokeile ketterästi eri tapoja suunnitelman käytäntöön viemiseen
Suunnitelmilla on vähäinen painoarvo ilman käytännön toteutusta. Viestinnän vuosikellon tekoon kannattaa siispä heti alkajaisiksi sisällyttää sen toimeenpanoa tukevat käytännöt.
Toimisiko teille parhaiten viestintätiimin kesken jaettu, Planneriin tai Exceliin tai perustettu viestintäkalenteri, jonne sovitut toimenpiteet tuodaan omille riveilleen tai tehtäväkorteilleen? Ja jossa koordinoidaan, aikataulutetaan ja merkitään töitä tehdyksi.
Ehkä tarvitsette lisäksi viikoittaisen pikapalaverin, jossa käydään läpi kalenteri ja päivitetään tehtävät? Tai kuukausittaisen tunnin tuokion, jossa tarkastelussa on vuosikello ja sen eteneminen? Kokeile ja opi, toista tai korjaa!
Hyvä käytäntö on ottaa vuosikello mukaan vakidiaksi viestintätiimin viikkopalaveriin. Strategiset teemat tulevat samalla muistuteltua mieliin säännöllisesti.
4. Hyväksy epävarmuus: suunnittelutyö ei mene hukkaan, vaikka suunnitelmat eläisivät
Vaikka kaikki tulevan tai juuri käynnistyneen vuoden isot linjat eivät olisi vielä selvillä, suunnittelutyöhön kannattaa silti ryhtyä!
Vuosikellossa ei tarvitse eikä voi olla kaikkia yksityiskohtia. Isot linjat riittävät. Suunnitelman on tarkoitus ohjata tekemistä, mutta ei antaa vastauksia kaikkiin käytännön kysymyksiin.
Kun vuosikello on yhdessä koottu, kommentoitu, karsittu ja strategiaa tukevaksi todettu, paina save ja hyväksy, että muutoksia voi tulla ja että vuosikelloa voi päivittää vuoden varrella.
Ei ole harvinaista, että vuosikello unohtuu arjen pyörityksessä joksikin aikaa, ja käytännön työtä ohjaava Planner tai Excel alkaa vilistä tehtäviä, jotka muistuttavat enää vain etäisesti suunnitelmaan valittuja strategisia teemoja. Kurssia on kuitenkin helppo korjata yhteistyössä vuosikellon kanssa.
5. Monta kärpästä yhdellä iskulla – sekin on mahdollista
Vuosittain toistuvat suunnittelukäytännöt voivat toisinaan hioutua timanteiksi!
Kollegoillani on tapana koostaa erään energia-alalla toimivan asiakkaamme kanssa vuosikello, jonka päätavoitteena on toimia strategian mukaisen sisällöntuotannon tukena. He tekevät työn haastattelemalla eri liiketoimintayksiköiden vetäjiä ja poimimalla heiltä aiheet tulevan vuoden viestintään.
Kun sisältöjä tuotetaan tämän suunnitelman mukaisesti vuoden varrella, samalla syntyy perus sisältörunko sekä helposti hyödynnettävää materiaalia myös vuosikertomukseen. Tehokasta!
