Onko viestinnän vuosisuunnitelma 2025 jo työpöydälläsi luonnoksena vaiko vielä haaveissa Viimeistään nyt on hyvä hetki tarttua toimeen!
Tuloksellinen viestintä vaatii jatkuvaa suunnittelua, ja toimivien suunnittelukäytäntöjen löytämiseksi on siksi paikallaan käyttää tovi aikaa. Viestinnän suunnittelun kulmakivi on vuosikello, johon yrityksen strategiset tavoitteet puretaan ja vaiheistetaan viestinnällisiksi teemoiksi ja kokonaisuuksiksi. Viestinnän vuosikello varmistaa, että käytät viestinnän ja markkinoinnin resurssit tehokkaasti ja yrityksen strategiaa parhaalla mahdollisella tavalla tukien.
Asiantuntijamme jakavat omat hyväksi havaitut käytäntönsä viestinnän vuosikellon laatimiseen ja hyödyntämiseen.
1. TEE STRATEGISISTA TEEMOISTA KONKREETTINEN TYÖKALU
Asiakkaamme lähtevät viestinnän vuosisuunnitteluun erilaisista lähtökohdista: toisilla vallitsee viestittävien aiheiden runsaus, toisilla niukkuus. Suunnittelussa korostuvat tilanteesta riippuen priorisointi ja rajaaminen, tai viestittävien aiheiden metsästäminen.
Ensin mainitussa tilanteessa toimiva käytäntö on ennakkokysely, jossa kerätään organisaation eri yksiköiltä ja asiantuntijoilta aiheita vuosisuunnittelun pohjaksi.
Kyselyn voi toteuttaa Excelissä ja pyytää asiantuntijoita kirjaamaan yhteiseen pohjaan aiheita, joille he toivovat näkyvyyttä tulevana vuonna. Kyselyn pohjana ovat yrityksen strategiasta poimitut teemat, joihin kunkin aiheen on linkityttävä. (Vinkki: Tee vetovalikko, joka ”pakottaa” vastaajan valitsemaan ko. teeman.)
Lisäksi kyselyyn on hyvä laittaa lisätietosarakkeita, joihin aiheen ehdottajan kirjaa miksi aihe on tärkeä ja miten se edistää valittua strategista teemaa. Suunnitelmapohjassa on hyvä olla omat paikkansa myös lisätietojen antajalle sekä aikataululle: missä vaiheessa vuotta asia tulee ajankohtaiseksi.
Kyselystä voi saada ainakin kahdenlaisia hyötyjä:
- Organisaation asiantuntijat saattavat joskus olla turhautuneita ”oman aiheensa” saamalle vähäiselle viestintäpanostukselle. Näin he pääsevät käytännössä osaksi strategista viestinnän suunnittelua. He oppivat ymmärtämään, että strategia ohjaa viestittävien aiheiden valintaa.
- Suunnitelmapohjaan kertyneet perustelut sekä konkreettiset lisätiedot eri viestintäaiheista auttavat priorisoimaan ja aikatauluttamaan aiheita ja siirtymään ketterästi kohti toteutusta.
Johanna Lassy-Mäntyvaara, johtava viestintäasiantuntija
2. HYÖDYNNÄ ARVOLUPAUSTA VUOSISUUNNITTELUN LÄHTÖKOHTANA
Aina yrityksellä ei ole sellaista strategiaa tai strategisia teemoja, joiden jonka pohjalta viestinnän vuosisuunnittelua voisi lähteä rakentamaan.
Viestintää voi onneksi suunnitella monista eri lähtökohdista.
Yksi toimivaksi osoittautunut lähtökohta on yrityksen arvolupaus. Se kuvaa, mitä erityistä arvoa yrityksen tuotteet tai palvelut tuovat asiakkaille ja miksi asiakkaan kannattaa valita juuri kyseinen yritys kilpailijoiden sijaan. Arvolupauksesta voidaan johtaa viestinnän teemoja ja niihin liittyviä sisältöaiheita, jotka konkretisoivat yrityksen tuottamaa arvoa asiakkaille ja tukevat erottautumista kilpailijoista.
Kuvitteellisen kuljetusalan yrityksen arvolupaus voisi kuulua vaikkapa näin: ”Toimitamme tavarasi nopeasti ja turvallisesti, missä ja milloin tahansa.” Jokaiselle arvolupauksen elementille – ”toimitamme tavarasi,” ”nopeasti ja turvallisesti,” sekä ”missä ja milloin tahansa” – voidaan ideoida ja kehittää sitä tukevia viestinnän teemoja ja sisältökokonaisuuksia vuoden.
Tähän suunnittelutyöhön kannattaa osallistaa yrityksen tuotteista ja palveluista vastaavat asiantuntijat.
Janne Suokas,
viestintäasiantuntija, liiketoimintajohtaja
3. ANNA DATAN OHJATA VIESTINNÄN VUOSISUUNNITTELUA
Yksi olennainen osa viestinnän- ja markkinoinnin vuosisuunnittelua on menneen vuoden viestinnän ja markkinoinnin analytiikan läpikäynti. Jos vuosisuunnittelu sijoittuu loppuvuoteen, voi analyysin tehdä edellisen neljän kvartaalin perusteella.
Mittaammeko oikeita asioita?
Ensimmäisenä tarkastellaan valittuja mittareita. Ovatko ne edelleen olennaisia? Jos yrityksen strateginen tavoite on esimerkiksi houkuttelevuus työnantajana, tulee mittaristoon lisätä käynnit rekrytointisivulla. Onko tämä strateginen tavoite otettu riittävän vahvasti esille viestinnässä kerätyn tiedon valossa? Analyysin perusteella voidaan vaihtaa mittaria tai lisätä tai vähentää rekrytointiviestintää vuosikalenterissa.
Saara Töyssy,
viestintäasiantuntija, kehityspäällikkö
Mikä sisältö houkuttelee?
Mitkä sisällöt toivat edellisen neljän kvartaalin aikana hyvin näkyvyyttä, tykkäyksiä ja klikkauksia? Mitkä näistä sisällöistä ovat myös yrityksen strategian kannalta olennaisia? Merkitse nämä hyvissä ajoin viestinnän ja markkinoinnin vuosisuunnitelmaan, jottet unohda hyödyntää aiheeseen kohdistuvaa mielenkiintoa myös tänä vuonna.
Yritä analysoida paitsi viestinnän teemoja, myös niiden muotoja. Toimiiko lyhyt video vai asiantuntija-artikkeli juuri sinun kohderyhmääsi? Jos jokin blogi vetää, harkitse myös sen freesaamista ja täydentämistä jatkaaksesi sisällön voittokulkua!
Tartu hetkeen!
Analytiikka paljastaa paitsi kiinnostavat aiheet, myös oikeat hetket viestiä. Tarkkaile viestinnän vuodenkiertoa ja kohdenna viestit juuri sopivaan hetkeen ja saat niille paljon lisää näkyvyyttä
4. Varmista, että tavoitteet pysyvät arjessa mukana
Vuosisuunnitelman toteutus punnitaan viestinnän arjessa, johon on tärkeää löytää sopivat työkalut ja toimivat käytännöt tavoitteellista tekemistä tukemaan.
Teamsin Planner-työkalu on viestintäarjen pyörityksen kestosuosikkejamme. Se toimii mainiosti pohjana viestintäkalenterille, johon puretaan viestinnän vuosisuunnitelmaan kootut teemat ja kokonaisuudet konkreettisiksi viestinnän toimenpiteiksi.
Plannerin juttukortteihin voi kirjata kunkin toimenpiteen yksityiskohdat – mitä, kenelle, miten, koska – jolloin erillisiä suunnitelmadokumentteja ei välttämättä tarvita. Vuosisuunnitelman teemoille voi tehdä värikoodit, jotka toistuvat Plannerin tehtäväkorteilla ja auttavat hahmottamaan kokonaisuutta. Plannerin avulla on kätevä käydä esimerkiksi viestinnän viikkopalaverissa läpi tehtäviä, tehdä tarkennuksia, priorisoida ja aikatauluttaa.
Myös viestinnän ja markkinoinnin tavoitteet sekä keskeisimmät mittarit, jotka on yhdessä työstetty vuosisuunnitelmaan, on tärkeä pitää arjessa mukana. Hyväksi todettu tapa on koostaa ne viestinnän viikkopalavereihin esimerkiksi tiiviiksi yhden dian koonniksi. Tavoitteiden ja mittareiden säännöllinen seuranta pitää yhteisen tekemisen syyt ja suunnan kirkkaana mielessä.
Muistetaan myös iloita hyvistä tuloksista yhdessä!
Laura Merilä, viestintäasiantuntija,
työyhteisövalmentaja
Ps. Lisää luettavaa: Vuosikello pitää strategian mukana arjessa
Teamsin Planner-työkalu on viestintäarjen pyörityksen kestosuosikkejamme. Se toimii mainiosti pohjana viestintäkalenterille, johon puretaan viestinnän vuosisuunnitelmaan kootut teemat ja kokonaisuudet konkreettisiksi viestinnän toimenpiteiksi.
