fbpx

Microsoft Teamsista on tullut tänä keväänä korvaamaton sisäisen viestinnän ja projektienhallinnan etätyökalu organisaatioissa ympäri maailmaa, myös meillä Tuluksessa. Koronaviruspandemian puhjetessa maaliskuussa 2020 Teamsin käyttö lisääntyi maailmanlaajuisesti vajaassa viikossa 40 prosenttia, ja huhtikuun lopussa sovelluksella oli jo 75 miljoonaa päivittäistä aktiivista käyttäjää (lähde: Business Insider).

Microsoft on vastannut etätyöskentelyn valtavaan kasvuun parantamalla Teamsin käytettävyyttä ja ominaisuuksia, joita onkin tullut viime kuukausina jälleen pitkä liuta lisää. Kokosimme tähän blogiin niistä parhaimmat.

 

Nosta kätesi kokouksessa

Kokouksessa on monta osallistujaa, ja kaikki puhuvat toistensa päälle. Seurauksena voi pahimmillaan olla kaoottinen sekameteli. Teamsin Nosta käsi -toiminto on kaivattu ominaisuus, joka helpottaa puheenvuorojen organisointia. Viittaus tulee näkyviin klikkaamalla käden kuvaa kokouksen hallintapalkista.

 

Viittaus Teamsissa

 

Mahdollisuus avata keskustelu uuteen ikkunaan

Tämä ominaisuus on erityisen hyödyllinen heille, joilla on auki monta aktiivista keskustelua samaan aikaan. Keskustelun saa auki uuteen ikkunaan kaksoisnapauttamalla keskusteluluettelossa olevaa keskustelua tai uuden ikkunan ikonista keskustelun nimen vierestä.

 

Uusi ikkuna Teamsissa

 

Työpöytäsovelluksessa jopa yhdeksän videokuvaa saman aikaisesti

Aiemmin työpöytäsovelluksessa näkyi kerrallaan vain neljä videokuvaa, mutta nyt kokouksessa voi nähdä jopa yhdeksän osallistujan kasvot samanaikaisesti. Ominaisuus on otettu käyttöön vaiheittain eikä se vaadi käyttäjiltä erikseen toimenpiteitä.

 

Kokouksen järjestäjä voi muuttaa kokousasetuksia

Kokouksen kutsuja voi nyt esimerkiksi muuttaa odotustilan ohitusasetuksia ja sitä, ketkä voivat toimia esittelijöinä kokouksessa. Erityisesti odotustilan ohittaminen on tarpeellinen silloin, kun ei haluta keskeyttää kokousta jokaisen uuden osallistujan liittyessä mukaan. Kokousasetukset on hyvä tarkistaa varsinkin, jos kokoukseen osallistuu organisaation ulkopuolisia henkilöitä.

 

Kanavien analytiikka on nyt saatavilla

Haluaisitko selvittää, kuinka aktiivista eri kanavien keskustelu on? Eri kanavien toimintaa mitataan Teamsissa nyt tiimien tavoin. Kunkin kanavan julkaisuja ja vastauksia tilastoidaan jopa 90 päivän ajalta. Analytiikkaa voi tutkia tiimiluettelosta valitsemalla Lisää vaihtoehtoja *** > Tiimin hallinta > Analytiikka.

 

Teams analytiikka

 

Mitä Teamsista vielä puuttuu?

Microsoftin etätyösovellus taipuu jo moneen, mutta joitakin ominaisuuksia se vieläkin kaipaa. Me Tuluksessa peräänkuulutamme yhä mahdollisuutta käyttää mobiilisovelluksen lisäksi myös työpöytäsovelluksella eri sähköpostiosoitteita rinnakkain. Kokouksissa jakautuminen pienempiin työryhmiin voisi myös olla helpompaa, kuten Zoomin Breakout Rooms -ominaisuudessa.

Näyttää siltä, että etätyöskentely ja Teamsin käyttö jatkuvat myös korona-ajan jälkeen. Moni on havainnut, että Teams-kokoukset vähentävät siirtymiin kuluvaa aikaa ja pitävät kokoukset tehokkaina. Esimerkiksi kokousmuistiinpanoja tullaan hyvin todennäköisesti myös jatkossa tekemään suoraan Teamsiin OneNote-sovelluksella. Myös tiedostojen hallinta on siirtymässä monissa organisaatioissa omilta tietokoneilta ja verkkolevyiltä Teamsiin yhteiskäyttöön.

 

Tarvitsetko apua?

Tulus-akatemian kesäkurssilla 11.8. käymme läpi Teamsin perusteita ja hyväksi koettuja toimintatapoja. Tunnin koulutus sisältää:

  • Teamsin käytön aloittaminen, tiimien ja kanavien luominen ja hallinta
  • Tiedostojen yhteiskäyttö ja muistiinpanotyökalut
  • Keskustelut Teamsissa

Ilmoittaudu mukaan!

 

Kirjoittajat

Minna Kumpu

Minna Kumpu 
digitaalisen viestinnän projektipäällikkö
p. 050 579 3203, minna.kumpu@tulus.fi

 

 

Siru kuvassa

Siru Salminen
viestintäkoordinaattori
p. 050 579 3206, siru.salminen@tulus.fi