fbpx

Vuosi etätyötä takana, eikä loppua näy? Nyt on hyvä hetki ottaa omat etätyökäytännöt tarkasteluun ja heittää toimimattomat rutiinit romukoppaan. Nappaa tulusten vinkit sujuvampaan etäarkeen!

 

➡️ Ota käyttöön visuaalinen palaveripohja

Visuaalinen kokousmateriaali auttaa säännöllisiä Teams-palavereja, kuten tiimi- ja viikkopalavereja, pysymään raiteillaan. Toimivassa kokousmateriaalissa on oma sivunsa joka tiimille sekä säännöllisesti käsiteltäville asioille, jolloin osallistujat pysyvät helposti kärryillä ja jokaisen puheenvuoro tulee vuorollaan.

Kun pidät osioiden otsikot yleisellä tasolla, palaveripohjaa on helppo hyödyntää eri kokouksissa. Tuluksessa palaveripohjaa hyödynnetään koko henkilöstön yhteisissä viikkopalavereissa.

 

Tuluksen viikkopalaveripohjassa on oma sivunsa yleisille asioille.

 

➡️ Hyödynnä viittaamista

Etäkokouksessa vallitsee helposti täydellinen hiljaisuus tai huutokilpailu. Puheenvuoroa on paras pyytää Teamsin viittaustoiminnolla, jonka avulla kokouksen koollekutsuja voi jakaa vuorot tasaisesti niitä haluaville.

 

➡️ Kokeile kävelypalavereja

Etätyöskentely voi olla puuduttavaa, varsinkin jos päivä on täynnä palavereita toisen perään. Kaikki palaverit eivät vaadi koneen äärellä istumista. Päivään saa vaihtelua ja virkistävän tauon, kun palaverin ottaa mukaan kuulokkeisiin ja lähtee ulos kävelylle. Jos ulkona on huono ilma, arkiaskareiden teko tai venyttelytuokio voi olla hyvä idea sellaisen palaverin aikana, jossa olet etupäässä kuunteluoppilaana. Meillä Tuluksessa on havaittu, että käsillä tekeminen tai liikkuminen lisäävät keskittynyttä kuuntelua.

 

➡️ Keskitä tärkein tieto yhteen Teams-kanavaan

Vaikka sisäisen Teamsin rakenne olisi suunniteltu huolella, tiimien ja kanavien määrä saattaa paisua liian suureksi. Jotta viesteistä ja ilmoituksista ei koidu turhaa hälyä, kannattaa rohkaista ihmisiä säätämään kanavien asetukset niin, että kukin saa ilmoituksia vain omaa työtään koskevista kanavista. Luokaa lisäksi yksi kanava, jonka seuraaminen on jokaiselle pakollista, ja pyhittäkää se kaikkia koskevalle tärkeälle infolle (esimerkiksi koronaohjeet, työterveys, lomat). Meillä Tuluksessa kanava on nimeltään ”Viralliset tiedotteet”.

 

Tökkiikö etätyö? Tulus tarjoaa sparrausta parempiin etätyörutiineihin ja toimivaan työyhteisöviestintään. Ota yhteyttä Petraan ja räätälöidään teille sopiva kokonaisuus.

 

Petra Niemi
Projektipäällikkö, viestintäasiantuntija
petra.niemi@tulus.fi
p. 044 751 3101